Într-o companie fluxul de documente poate fi destul de mare, iar birocratic vorbind, multe dintre acestea sunt importante în contextul arhivării. Arhivarea și păstrarea anumitor tipuri de documente este reglementată prin Legea Arhivelor Naționale, iar în consecință ar trebui să fii la curent cu aceasta, pentru a putea lua cele mai bune decizii pentru firma ta. Află care este termenul de păstrare a documentelor, conform acestei legi, și care sunt condițiile pe care trebuie să le respecți atunci când vine vorba despre documentele companiei tale.
Ce este Legea Arhivelor Naționale?
Legea Arhivelor Naționale, adică Legea nr. 16/ 1996 este un act normativ prin care sunt reglementate aspectele ce țin de organizarea și păstrarea documentelor, atât în ceea ce privește entitățile individuale, cât și instituțiile statului. Orice entitate juridică (dar și persoanele fizice în unele cazuri) este obligată să păstreze arhiva documente astfel încât aceasta să fie prezentată, atunci când este necesar, organelor abilitate.
Pentru a avea certitudinea că documentele tale sunt corect sortate, organizate și arhivate poți opta pentru servicii arhivare fizica sau digitală, în funcție de nevoile tale. Avantajul major este acela că poți avea deplină încredere în procesul de arhivare, deoarece aceste servicii sunt special gândite astfel încât să acopere nevoia de confidențialitate și eficiență pentru orice firmă.
Care este termenul de păstrare a documentelor în conformitate cu Legea Arhivelor Naționale
În conformitate cu cerințele Legii 16/ 1996 este necesară arhivarea corectă a documentelor astfel încât acestea să fie protejate împotriva incendiului și deteriorării. În plus, prin arhivare este necesar să se asigure accesul corect și facil la documente, iar în același timp să fie protejate și datele confidențiale ale entităților sau persoanelor fizice menționate în documentație.
Conform legii sunt stabilite și perioadele de timp în care trebuie păstrate documentele, în funcție de tipul acestora și de gradul lor de importanță. De exemplu, în cazul documentelor juridice, cum ar fi cele care țin de înființarea firmei, termenul de păstrare este permanent, iar același lucru se întâmplă și în cazul hotărârilor judecătorești și al altor tipuri de documente similare.
În cazul documentelor de resurse umane și personal, termenul de păstrare al acestora este de cel puțin 75 de ani, mai ales că acestea sunt folosite în calculul pensiilor. În cazul în care firma are contracte comerciale acestea trebuie arhivate pentru o perioadă de 10 ani, putând fi folosite în cazul controalelor sau atunci când apar anumite litigii. În final, chitanțele, bonurile, facturile și alte documente contabile necesită arhivare pentru cel puțin 5-10 ani, din aceleași considerente de justificare.
Pentru a fi în legalitate este nevoie să iei în calcul arhivarea profesională, apelând la serviciile profesioniștilor. O firmă care oferă servicii de acest tip te poate ajuta să păstrezi o organizare eficientă a documentelor și să te bucuri de o arhivare în care să găsești cu ușurință datele necesare. Alege să îți protejezi firma, documentele și datele importante și să te conformezi cerințelor legale, așa cum sunt indicate acestea de Legea Arhivelor Naționale.
